Hướng dẫn Thực hiện Truy lĩnh nâng lương trên phần mềm MISA SalaGov

1. Anh chị vào menu Cán bộ nhân viên\Tab Cán bộ nhân viên\Chọn CBNV có múc hưởng lương mới, phụ cấp mới.

2. Nếu CBNV có quá trình lương mới anh/chị chọn tab Quá trình lương\chọn Thêm để khai báo thêm quá trình lương.

• Hưởng lương theo: Chọn 1 trong 3 loại hưởng lương tại trường thông tin này, ở ví dụ trên chính là Hưởng lương theo hệ số
• Hệ số lương: Phần mềm có dự kiến trước hệ số lương mới của CBNV, anh/chị có thể sửa lại, ở ví dụ trên HSL mới là 3.33
• Ngày hưởng: Chính là Ngày hưởng lương, phụ cấp được ghi trong Quyết định ở ví dụ này là ngày 01/02/2023.
• Tháng bắt đầu tính: Chính là tháng thực tế mà CBNV bắt đầu được tính mức hưởng này trên bảng lương, ở ví dụ này cuối tháng 7/2023 nhận được Quyết định nên từ tháng 08/2023 CBNV bắt đầu được tính mức HSL 3.3. Do đó, tháng bắt đầu tính điền 08/2023.

Lưu ý: Thông tin Ngày hưởng và Tháng bắt đầu tính là 2 thông tin quan trọng để làm căn cứ tính truy lĩnh, phần mềm sẽ truy lĩnh bắt đầu từ Ngày hưởng đến (Tháng bắt đầu tính – 1).

• Ngoài ra, anh chị có thể khai báo thêm các thông tin kèm theo khác để lưu vết hồ sơ CBNV như Ngạch lương, Bậc lương, Số quyết định, Ngày quyết định...

Lưu ý: Ngoài cách khai báo trực tiếp trong Hồ sơ từng CBNV như trên, anh chị có thể khai báo bằng cách chọn tab Quyết định lương\Thêm quyết định\Nhập thông tin vào mẫu Thêm quyết định lương\Nhấn Lưu.

Hoặc tại tab Dự kiến nâng lương, phụ cấp\Cập nhật hồ sơ: Anh/chị tiến hành cập nhật hồ sơ cán bộ nhân viên.

3. Nếu CBNV quá trình phụ cấp mới anh/chị chọn tab Phụ cấp\chọn Thêm để khai báo thêm quá trình phụ cấp, anh/chị tiến hành khai báo khoản phụ cấp tương tự như Khai báo quá trình lương.

1. Tại menu Cán bộ nhân viên\tab Truy lĩnh nâng lương: Phần mềm sẽ đưa ra danh sách các CBNV chưa được truy lĩnh dựa trên thông tin Quyết định đã khai báo.2. Tại bộ lọc anh/chị có thể lọc được các CBNV có trạng thái Chưa tính truy lĩnh/Đã tính tính truy lĩnh giúp kế toán kiểm soát được quá trình lương, phụ cấp nào của CBNV đã được truy lĩnh, quá trình nào chưa được truy lĩnh.

Lưu ý: Có thể tích chọn vào nhân viên Đã tính Truy lĩnh/Chưa tính Truy lĩnh để tải xuống để tiện theo dõi. Hoặc có thể chọn Xuất excel để tải xuống các CBNV vừa có trạng thái Đã tính Truy lĩnh và Chưa tính truy lĩnh

• Phần mềm sẽ tải xuống các CBNV đủ điều kiện truy lĩnh anh/chị đã tích chọn

1. Trên danh sách CBNV cần truy lĩnh, nếu kỳ này, tất cả các CBNV đều được truy lĩnh thì anh/chị chọn tất cả các CBNV có trạng thái Chưa truy lĩnh.

• Nếu tính truy lĩnh riêng từng khoản lương, phụ cấp thì lọc theo Khoản truy lĩnh.
• Nếu tính truy lĩnh cho 1 khoảng thời gian thì lọc theo Thời gian truy lĩnh
• Hoặc có thể chọn chính xác các CBNV được truy lĩnh.

2. Sau khi chọn đúng CBNV, anh/chị ấn Thêm truy lĩnh nâng lương.

Lưu ý: Anh/chị cũng có thể chọn CBNV từ danh sách Truy lĩnh nâng lương, tại menu Tính lương\Truy lĩnh\Thêm truy lĩnh nâng lương.

• Chọn quá trình truy lĩnh\Tích chọn CBNV cần truy lĩnh nhấn Đồng ý.

• Sau khi có danh sách CBNV, dựa vào thông tin thay đổi về quá trình lương, tình trạng làm việc, phần mềm sẽ tách các quyết định truy lĩnh thành các dòng theo các tiêu chí sau:

• • Các giai đoạn quá trình lương, phụ cấp khác nhau của CBNV
  • Các giai đoạn biến động nghỉ (nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương…) của CBNV
  • Các giai đoạn MLCS khác nhau.
    

Lưu ý: Anh/chị kiểm tra lại căn cứ tính, nếu CBNV có nhiều quyết định của nhiều khoản lương, phụ cấp phần mềm sẽ tách dòng theo từng giai đoạn. Anh chị có thể điều chỉnh cách tách dòng của phần mềm bằng cách nhân bản thêm dòng hoặc xóa bớt dòng, tùy theo nhu cầu của đơn vị.

Lưu ý: Nếu ngày hưởng rơi vào giữa tháng (mùng 02, mùng 05, 15, 20…) nhưng tại đơn vị muốn cho CBNV hưởng truy lĩnh tròn tháng thì anh chị sửa lại thông tin Số tháng, Số ngày lẻ. Ví dụ: CBNV truy lĩnh Từ 11/11/2023 đến 31/12/2023, phần mềm mặc định Số tháng là 1, Số ngày lẻ là 14, nhưng đơn vị muốn truy lĩnh tròn tháng 11. Vì vậy, sửa Số tháng thành 2, bỏ thông tin Số ngày lẻ đi

• Sau khi tách giai đoạn theo nhu cầu của đơn vị, anh/chị nhấn Tiếp tục.

• • Tên bảng tính: Phần mềm mặc định tên bảng tính, anh chị có thể sửa lại theo nhu cầu của đơn vị.
  • Kỳ lương: Phần mềm mặc định tính vào kỳ lương tháng hiện tại, anh/chị cũng có thể thay đổi sao cho phù hợp.
  • Phân bổ nguồn chi trả: Phân bổ nguồn chi trả vào 1 hoặc nhiều nguồn tùy theo cách phân bổ nguồn của đơn vị.
  • Bù trừ chênh lệch: Khi có nhiều nguồn chi trả, anh/chị chọn cách bù trừ giữa các nguồn theo thực tế cách tính của đơn vị
  • Nhấn vào Tiếp tục.

• Từ tất cả căn cứ tính ở bước trước, bước này chỉ để tính toán ra số tiền, không thay đổi các giai đoạn anh chị đã xác định trước đó

• • Nếu phát hiện ra vẫn có giai đoạn chưa được tách dòng như mong muốn, anh chị nhấn Quay lại.
    • Để quay lại bước Tách giai đoạn để điều chỉnh lại.
  • Nếu có thiếu xót hay thừa quá trình lương, phụ cấp, anh chị cũng quay lại bước Tách giai đoạn\Chọn quá trình truy lĩnh để thêm quá trình.
    • Hoặc nhấn vào biểu tượng thùng rác để xóa quá trình.
  • Nếu phát hiện ra có thông tin chưa đúng (ví dụ: số tiền truy lĩnh của 1 vài CBNV do có các nguyên tắc làm tròn khác số liệu phần mềm tính ra), anh chị vẫn có thể sửa.
    • Chọn Nguồn cần sửa dữ liệu\Nhập số liệu muốn sửa\Sau khi sửa xong số liệu chọn Cập nhật.

• Sau khi đã kiểm tra số liệu xong, a/c nhấn “Hoàn thành” để xác nhận tất cả số liệu bảng truy lĩnh.
• Từ bảng truy lĩnh, anh chị có thể in các biểu mẫu truy lĩnh bằng cách chọn In và thực hiện in biểu mẫu tương ứng như in mẫu 09.
  • Sinh chứng từ chi trả lương, anh/chị vẫn thực hiện như các bước đối với bảng lương, phụ cấp hàng tháng.